Cyfrowe przyjęcie z punktowanymi ocenami
Nowi pacjenci w wielooddziałowej grupie podstawowej opieki zdrowotnej wypełniali papierowy zestaw dokumentów przyjęcia w rejestracji, a odpowiedzi czytano raz i gubiono w teczce. Teraz placówka wysyła przyjęcie, zgodę i trzy punktowane oceny jako jedną listę zadań, a odpowiedzi zostają w dokumentacji dla każdego, kto ich potrzebuje.
Wyzwanie kliniczne
Grupa podstawowej opieki zdrowotnej zwróciła się do nas, bo przyjęcie nowego pacjenta nadal działało na papierze. Pacjenci przychodzili wcześniej, żeby wypełnić zestaw dokumentów w rejestracji, podpisywali zgodę na tej samej podkładce, a kwestionariusze przesiewowe, na które klinicyści chcieli mieć odpowiedzi, dostawali wtedy, gdy rejestracja miała czas. Placówka poprosiła dostawcę elektronicznej dokumentacji medycznej o wersję cyfrową. Dostawca potrafił zbudować formularze i oceny, ale ich nie punktował ani nie podnosił alertu, gdy wynik wracał jako pilny — a praca stała pół roku w kolejce, w cenie, której placówka nie chciała płacić.
W tej konkretnej grupie wypełniony kwestionariusz czytał raz lekarz, który w gabinecie razem z pacjentem ustalał, co z niego wynika. Po wizycie papier szedł do teczki i — niekonsekwentnie — do dokumentacji pacjenta jako skan. Znalezienie wcześniejszych ocen było w najlepszym razie uciążliwe, a w najgorszym niemożliwe. Grupa jest częścią instytutu badawczego, a dane, które chciała analizować i publikować, wymagały ręcznego zbierania i wpisywania do arkuszy, co przy bardzo napiętym budżecie oznacza projekty kosztowne pod względem nakładów pracy.
Skutki
Odpowiedzi docierają za późno
Pacjent wypełnia formularz w poczekalni, a pilny wynik dociera do personelu klinicznego po rozpoczęciu wizyty.
Papier, który nigdzie nie trafia
Każdy zestaw jest odkładany do teczki i skanowany, a wykorzystanie odpowiedzi do czegokolwiek innego oznacza przepisanie ich od nowa.
Brak liczb do analizy
Wyniki leżą w dokumentacji pacjenta jako obraz albo notatka opisowa, nigdy jako pola, które klinicysta czy badacz może zsumować.
„Mam stosy papierowych formularzy od pacjentów, w których są wartościowe informacje, a żadnego sensownego sposobu, żeby je wykorzystać.”
Lekarz, wielooddziałowa grupa podstawowej opieki zdrowotnej
Rozwiązanie kliniczne
Zespół podstawowej opieki i EVAL przejrzały istniejącą bibliotekę narzędzi cyfrowych społeczności EVAL i ustaliły, że jedynym narzędziem, które trzeba zbudować, jest formularz przyjęcia pacjenta z prawnie wiążącym podpisem zgody. ACE-Q, PHQ-9 i GAD-7 były już zbudowane w sposób satysfakcjonujący placówkę.
W ciągu sześciu godzin rozłożonych na trzy dni EVAL i przełożona pielęgniarek placówki zbudowały formularz przyjęcia pacjenta i przetestowały go na symulowanych pacjentach. Gdy formularz był gotowy, EVAL i zespół podstawowej opieki skonfigurowały ACE-Q, PHQ-9 i GAD-7 tak, aby pilne wyniki trafiały do zespołu opiekuńczego w chwili nadejścia. Następnie przeszkoliły placówkę, jak ustawić harmonogram wysyłki zestawu przyjęcia (formularz przyjęcia, ACE-Q, PHQ-9, GAD-7) dla nowych pacjentów w momencie tworzenia wizyty.
Dzięki temu personel kliniczny często otrzymuje informacje z przyjęcia przed przyjściem pacjenta do placówki, a pacjentom już siedzącym w poczekalni może wysłać SMS, aby wypełnili zestaw na własnym urządzeniu. Wyniki spływają cyfrowo i są punktowane automatycznie, więc personel dostaje alert natychmiast, a cały zespół kliniczny może obserwować pacjentów i reagować szybciej.
Wyniki pacjentów są teraz przechowywane w dokumentacji pacjenta w formie dającej szybki dostęp i gotowe do dalszej analizy po jednym kliknięciu przycisku pobierania. Nie trzeba wsparcia IT, co jest dobre i dla IT, i dla klinicystów.
Wizyta nowego pacjenta zostaje zaplanowana
Rejestracja planuje wizytę na następny tydzień, uruchamia EVAL z dokumentacji pacjenta i ustawia wysyłkę zestawu przyjęcia w formie cyfrowej, zgodnie ze zgodą pacjenta.
Zaproszenie do zestawu wychodzi SMS-em
EVAL wysyła pacjentowi prostą wiadomość SMS z prośbą o kliknięcie bezpiecznego linku bez hasła, aby zacząć wypełniać zestaw przyjęcia — formularze, zgodę i oceny.
Placówka przesłała kilka rzeczy do wypełnienia przed wizytą w najbliższy wtorek.
me.eval.health/7f3b91
Pacjent przechodzi przez jedną listę
Jedno dotknięcie bezpiecznego linku otwiera wszystkie zadania w przeglądarce telefonu, w kolejności ustalonej przez placówkę. Bez aplikacji, bez konta, bez hasła do portalu.
wtorek, 25 sierpniaTwój dzisiejszy plan.Formularz przyjęcia nowego pacjentaKwestionariusz zdrowia pacjenta 9 (PHQ-9)Kwestionariusz niekorzystnych doświadczeń z dzieciństwa (ACE-Q)Zgoda zostaje podpisana na telefonie
Formularz zgody jest zadaniem jak każde inne i pacjent podpisuje go przed przejściem dalej. Podpisany egzemplarz jest przechowywany razem z resztą dokumentacji pacjenta.
Wyniki ocen wychodzą natychmiast i alarmują zespół
Odpowiedzi pacjenta są przesyłane od razu, punktowane i powiązane z dokumentacją pacjenta. Zespół kliniczny sam ustala progi alertów i miejsce, do którego mają trafiać pilne alerty.
Wizyta zaczyna się z załatwionymi formalnościami
Lekarz czyta wyniki punktowe, jeszcze zanim wejdzie do gabinetu, wizyta zaczyna się o czasie, a cała dotychczasowa historia jest już w dokumentacji pacjenta.
Instytut przedstawia zebrane wyniki punktowe na wykresie
Każda liczba punktów jest przechowywana jako pole, a nie jako obraz, więc zespół badawczy może przedstawić na wykresie jednego pacjenta w czasie albo całą populację naraz. Dane można pobrać do platformy analizy statystycznej samodzielnie, bez zgłoszenia do IT.