Digitale intake met gescoorde beoordelingen
Nieuwe patiënten bij een huisartsengroep met meerdere locaties vulden aan de balie een papieren intakepakket in, en de antwoorden werden één keer gelezen en verdwenen in een map. De praktijk verstuurt intake, toestemming en drie gescoorde beoordelingen nu als één takenlijst, en de antwoorden blijven in het dossier staan voor wie ze nodig heeft.
Klinische uitdaging
Een huisartsengroep kwam bij ons omdat de intake van nieuwe patiënten nog op papier liep. Patiënten kwamen vroeg naar de praktijk om het intakepakket aan de balie in te vullen, ondertekenden het toestemmingsformulier op hetzelfde klembord, en kregen de screeningsvragenlijsten die hun zorgverleners ingevuld wilden zien wanneer de balie er tijd voor had. De praktijk vroeg haar EPD-leverancier om een digitale versie. Die kon de formulieren en de beoordelingen bouwen, maar wilde ze niet scoren of een signaal geven als een uitslag urgent terugkwam, en het werk kwam pas zes maanden later aan de beurt, tegen een prijs die de praktijk niet wilde betalen.
In deze huisartsengroep werd een ingevulde vragenlijst één keer gelezen, door de arts die in de spreekkamer, samen met de patiënt, uitzocht wat die betekende. Na het consult ging het papier in een map en, niet altijd, als gescande afbeelding in het dossier. Eerdere beoordelingen terugvinden was in het beste geval een klus en in het slechtste geval onmogelijk. De huisartsengroep is onderdeel van een onderzoeksinstituut, en de gegevens die de groep wilde onderzoeken en publiceren moesten met de hand worden verzameld en in spreadsheets ingevoerd — wat zware projecten oplevert op zeer krappe budgetten.
Gevolgen
Antwoorden komen te laat
De patiënt vult het formulier in de wachtkamer in, en een urgente uitslag bereikt de klinische medewerkers pas nadat het consult is begonnen.
Papier dat nergens heen gaat
Elk pakket wordt opgeborgen en gescand, en wie de antwoorden ergens anders voor wil gebruiken, moet ze opnieuw intypen.
Geen cijfers om te analyseren
Uitslagen staan in het dossier als afbeelding of als vrije tekst, nooit als velden die een zorgverlener of een onderzoeker kan optellen.
“Ik heb stapels papieren formulieren van patiënten met waardevolle informatie, maar geen redelijke manier om ze te gebruiken.”
Arts, huisartsengroep met meerdere locaties
Klinische oplossing
Het huisartsenteam en EVAL namen de bestaande EVAL Community-bibliotheek met digitale instrumenten door en stelden vast dat er maar één digitaal instrument gebouwd hoefde te worden: een intakeformulier voor patiënten met een rechtsgeldige ondertekende toestemming. De ACE-Q, PHQ-9 en GAD-7 waren al gebouwd, naar tevredenheid van de praktijk.
In zes uur, verspreid over drie dagen, bouwden EVAL en de hoofdverpleegkundige van de huisartsenpraktijk het intakeformulier en testten het met gesimuleerde patiënten. Toen het intakeformulier klaar was, stelden EVAL en het huisartsenteam de ACE-Q, PHQ-9 en GAD-7 zo in dat urgente uitslagen bij binnenkomst naar het zorgteam gaan, en leerden ze de praktijk hoe je het intakepakket (intakeformulier, ACE-Q, PHQ-9, GAD-7) voor nieuwe patiënten inplant zodra hun afspraak wordt gemaakt.
Het gevolg is dat de klinische medewerkers de intakegegevens vaak al binnen hebben voordat de patiënt in de praktijk aankomt, en dat ze patiënten in de wachtkamer een sms kunnen sturen om het intakepakket op hun eigen telefoon af te maken. Doordat uitslagen digitaal binnenkomen en automatisch worden gescoord, krijgen medewerkers direct een signaal en kan het hele klinische team patiënten volgen en sneller reageren.
Uitslagen van patiënten worden nu bewaard in het patiëntendossier, snel op te vragen en klaar voor verdere analyse met één klik op de downloadknop. Geen ondersteuning van de ICT nodig, en dat is goed voor de ICT en voor de zorgverleners.
De afspraak voor de nieuwe patiënt wordt gemaakt
De afsprakenplanning zet het consult een week later in de agenda, start EVAL vanuit het patiëntendossier en plant het intakepakket in om digitaal te worden verstuurd, met toestemming van de patiënt.
De uitnodiging voor het pakket gaat per sms
EVAL stuurt de patiënt een eenvoudige sms met een beveiligde link zonder wachtwoord om het intakepakket in te vullen: de intakeformulieren, de toestemming en de beoordelingen.
Je praktijk heeft een paar dingen gestuurd die je vóór je afspraak van volgende week dinsdag kunt afmaken.
me.eval.health/7f3b91
De patiënt werkt één lijst af
Één tik op de beveiligde link opent alle taken in de browser van de telefoon, in de volgorde die de praktijk heeft ingesteld. Geen app, geen account, geen portaalwachtwoord.
dinsdag 25 augustusJe planning voor vandaag.Intakeformulier nieuwe patiëntPatient Health Questionnaire 9 (PHQ-9)Adverse Childhood Experiences Questionnaire (ACE-Q)De toestemming wordt op de telefoon ondertekend
Het toestemmingsformulier is een taak als alle andere, en de patiënt ondertekent het voordat hij of zij verdergaat. De ondertekende versie wordt bij de rest van het dossier bewaard.
De uitslagen gaan direct door en waarschuwen het team
Antwoorden van patiënten worden direct ingediend, gescoord en aan het dossier gekoppeld. Het klinische team stelt zelf de drempelwaarden voor signalen in en bepaalt waar urgente signalen terechtkomen.
Het consult begint met het papierwerk al klaar
De arts leest de scores al vóór het binnenlopen, en de afspraak begint op tijd met de hele voorgeschiedenis al in het dossier.
Het instituut brengt de verzamelde scores in beeld
Elke score wordt als veld bewaard en niet als afbeelding, zodat het onderzoeksteam één patiënt in de tijd of de hele populatie in één keer in beeld kan brengen. Gegevens zijn zelf te downloaden naar een platform voor statistische analyse, zonder aanvraag bij de ICT.