採点付き評価を含むデジタル初診受付
ある多拠点のプライマリケアグループでは、新規患者が受付で紙の初診受付一式に記入し、その回答は一度読まれただけでファイルに埋もれていました。現在この診療所は、初診受付、同意、そして採点付きの評価三つを一つのタスクリストとして送り、回答は必要とする誰もが参照できる形で記録に残ります。
臨床上の課題
あるプライマリケアグループから相談があったのは、新規患者の初診受付がいまだ紙で運用されていたからです。患者は早めに来院して受付で初診受付一式に記入し、同じクリップボードで同意書に署名し、臨床医が回答を求めていたスクリーニング質問票は、受付に余裕のあるときに手渡されていました。診療所は電子カルテのベンダーにデジタル版を依頼しました。ベンダーはフォームと評価を作れても、採点や、結果が緊急で返ってきたときのアラートには対応せず、その作業は診療所が払いたくない価格で 6 か月待ちの列に並びました。
このプライマリケアグループでは、記入済みの質問票は医師が一度読み、診察室で患者と一緒にその意味を読み取っていました。受診後、その紙はファイルに入り、ときにはスキャン画像としてカルテにも入りました。過去の評価を探すのは、よくても手間、悪ければ不可能でした。このプライマリケアグループは研究機関の一部であり、研究して発表したいデータは手作業での収集とスプレッドシートへの入力が必要で、ごく限られた予算のなかで人手のかかるプロジェクトになっていました。
影響
答えが届くのが遅すぎる
患者は待合室でフォームに記入し、緊急の結果が臨床スタッフに届くのは診察が始まったあとになります。
行き場のない紙
一式はすべてファイルされてスキャンされ、その回答を他の用途に使うにはもう一度入力するしかありません。
分析できる数値がない
結果は画像や記述的なメモとしてカルテに残るだけで、臨床医や研究者が合計できるフィールドにはなりません。
「患者から集めた紙のフォームが山ほどあり、価値ある情報が入っているのに、それを使う合理的な方法がありません。」
医師、多拠点のプライマリケアグループ
臨床上の解決策
プライマリケアのチームと EVAL は、既存の EVAL コミュニティライブラリにあるデジタル臨床ツールを確認し、新たに作る必要があるのは法的な同意署名を伴う初診受付フォームだけだと判断しました。ACE-Q、PHQ-9、GAD-7 は、診療所が納得できる形ですでに作られていました。
3 日間にわたる合計 6 時間で、EVAL とプライマリケアクリニックの看護師長が初診受付フォームを作り、シミュレーション患者で検証しました。初診受付フォームができたあと、EVAL とプライマリケアのチームは ACE-Q、PHQ-9、GAD-7 を、緊急の結果が届いた時点でケアチームに振り分けるよう設定し、続いて、新規患者の予約が作成されたときに初診受付一式（初診受付フォーム、ACE-Q、PHQ-9、GAD-7）を送るスケジュールの立て方をプライマリケアクリニックに指導しました。
その結果、臨床スタッフは患者が来院する前に初診受付の情報を受け取れることが多くなり、待合室にいる患者には自分の端末で初診受付一式を完了してもらうようテキストメッセージを送れるようになりました。結果がデジタルで流れ込み自動で採点されるため、スタッフにはすぐに通知が届き、臨床チーム全体が患者を見守り、より早く対応できます。
患者の結果は患者カルテにすぐ参照できる形で保存され、ダウンロードボタンを押すだけで後続の分析に使えます。IT の支援は不要で、これは IT にとっても臨床医にとっても望ましいことです。
新規患者の予約が入る
受付担当が翌週の受診を予約し、患者カルテから EVAL を起動して、患者の同意に沿って初診受付一式をデジタルで送るスケジュールを設定します。
一式の案内が SMS で送られる
EVAL は患者に簡単なテキストメッセージを送り、パスワード不要の安全なリンクをタップして、初診受付フォーム、同意、評価を含む一式の記入を始められるようにします。
来週火曜日の受診前に済ませていただきたいものを、クリニックからお送りしました。
me.eval.health/7f3b91
患者は一つのリストを順に進める
安全なリンクを一度タップすると、診療所が設定した順にすべてのタスクがスマートフォンのブラウザで開きます。アプリもアカウントもポータルのパスワードも必要ありません。
8月25日（火）今日の予定。新規患者初診受付フォーム患者健康質問票 9（PHQ-9）小児期逆境体験質問票 (ACE-Q)同意書はスマートフォンで署名される
同意書も他と同じタスクで、患者は署名してから次に進みます。署名済みの控えは、患者の記録とともに保存されます。
評価の結果はすぐに送られ、チームにアラートが届く
患者の回答はすぐに送信され、採点されて患者記録に紐づきます。臨床チームは自分たちでアラートのしきい値と、緊急アラートをチームのどこに送るかを設定します。
書類が済んだ状態で診察が始まる
医師は診察室に入る前にスコアを読み、受診は時間どおりに始まり、これまでの病歴はすべてカルテに揃っています。
研究機関が収集したスコアをグラフにする
すべてのスコアが画像ではなくフィールドとして保存されるため、研究チームは一人の患者の推移も、集団全体も一度にグラフ化できます。データは IT に依頼しなくても、統計解析プラットフォームに自分でダウンロードできます。