Accoglienza digitale con valutazioni a punteggio
In un gruppo di medicina generale con più sedi, i nuovi pazienti compilavano un plico di accoglienza cartaceo alla reception, e le risposte venivano lette una volta e si perdevano in una cartellina. Ora la clinica invia accoglienza, consenso e tre valutazioni a punteggio come un'unica lista di attività, e le risposte restano nella cartella per chiunque ne abbia bisogno.
Sfida clinica
Un gruppo di medicina generale si è rivolto a noi perché l'accoglienza dei nuovi pazienti funzionava ancora su carta. I pazienti arrivavano in anticipo per compilare il plico di accoglienza alla reception, firmavano il modulo di consenso sulla stessa cartellina e ricevevano i questionari di screening che i professionisti volevano vedere compilati quando la reception ne aveva il tempo. La clinica ha chiesto una versione digitale al fornitore della propria cartella clinica elettronica. Il fornitore poteva creare i moduli e le valutazioni, ma non ne calcolava il punteggio né attivava un avviso quando un risultato rientrava come urgente, e il lavoro era in lista d'attesa a sei mesi a un prezzo che la clinica non voleva pagare.
In questo particolare gruppo di medicina generale, un questionario compilato veniva letto una sola volta dal medico, che ne ricavava il significato lì, in ambulatorio, con il paziente. Dopo la visita la carta finiva in una cartellina e, in modo irregolare, nella cartella clinica come immagine scansionata. Ritrovare le valutazioni passate era faticoso nella migliore delle ipotesi e impossibile nella peggiore. Il gruppo fa parte di un istituto di ricerca, e i dati che voleva studiare e pubblicare richiedevano raccolta e inserimento manuali in fogli di calcolo, il che rende i progetti pesanti in termini di risorse con budget molto ridotti.
Impatto
Le risposte arrivano troppo tardi
Il paziente compila il modulo in sala d'attesa, e un risultato urgente raggiunge il personale clinico quando la visita è già iniziata.
Carta che non porta da nessuna parte
Ogni plico viene archiviato e scansionato, e usare le risposte per qualsiasi altro scopo significa digitarle di nuovo.
Nessun numero da analizzare
I risultati restano nella cartella come immagine o come testo descrittivo, mai come campi che un professionista o un ricercatore possa sommare.
«Ho pile di moduli cartacei dei pazienti che contengono informazioni preziose, ma nessun modo sensato di usarle.»
Medico, gruppo di medicina generale con più sedi
Soluzione clinica
Il team di medicina generale ed EVAL hanno passato in rassegna la biblioteca di strumenti digitali della Comunità EVAL e hanno concluso che il solo strumento digitale da creare era un modulo di accoglienza del paziente con firma di consenso legale. ACE-Q, PHQ-9 e GAD-7 erano già pronti e soddisfacevano la clinica.
In sei ore distribuite su tre giorni, EVAL e il coordinatore infermieristico della clinica hanno creato il modulo di accoglienza del paziente e lo hanno provato con pazienti simulati. Completato il modulo, EVAL e il team di medicina generale hanno configurato ACE-Q, PHQ-9 e GAD-7 per indirizzare i risultati urgenti al team di assistenza appena arrivavano, e hanno poi formato la clinica su come programmare il plico di accoglienza (modulo di accoglienza, ACE-Q, PHQ-9, GAD-7) per i nuovi pazienti già alla creazione dell'appuntamento.
Il risultato è che il personale clinico riceve spesso le informazioni di accoglienza prima che il paziente arrivi in clinica, e può inviare un SMS ai pazienti in sala d'attesa perché completino il plico sul proprio dispositivo. Con i risultati che arrivano in forma digitale e con il punteggio calcolato automaticamente, il personale viene avvisato subito e tutto il team clinico può seguire i pazienti e reagire più in fretta.
I risultati del paziente sono ora conservati per una consultazione rapida nella cartella del paziente e pronti per l'analisi successiva con un clic sul pulsante di download. Nessun supporto informatico necessario, il che fa bene all'IT e ai professionisti clinici.
Si prenota l'appuntamento del nuovo paziente
Il personale delle prenotazioni fissa la visita per la settimana successiva, apre EVAL dalla cartella del paziente e programma l'invio digitale del plico di accoglienza secondo il consenso del paziente.
L'invito al plico viene inviato via SMS
EVAL invia al paziente un semplice SMS con un link sicuro senza password su cui fare clic per iniziare a compilare il plico di accoglienza, con i moduli, il consenso e le valutazioni.
La tua clinica ti ha inviato alcune cose da completare prima della visita di martedì prossimo.
me.eval.health/7f3b91
Il paziente percorre un'unica lista
Un tocco sul link sicuro apre tutte le attività nel browser del telefono, nell'ordine stabilito dalla clinica. Nessuna app, nessun account, nessuna password del portale.
Martedì 25 agoLa tua agenda di oggi.Modulo di accoglienza nuovo pazienteQuestionario sulla salute del paziente 9 (PHQ-9)Adverse Childhood Experiences Questionnaire (ACE-Q)Il consenso si firma sul telefono
Il modulo di consenso è un'attività come le altre, e il paziente lo firma prima di andare avanti. La copia firmata è conservata con il resto della cartella del paziente.
I risultati della valutazione arrivano subito e avvisano il team
Le risposte del paziente vengono inviate immediatamente, ne viene calcolato il punteggio e sono associate alla cartella del paziente. Il team clinico definisce le proprie soglie di avviso e dove inviare gli avvisi urgenti perché il team li riceva.
La visita si apre con le pratiche già fatte
Il medico legge i punteggi prima di entrare, e l'appuntamento inizia in orario con tutta la storia già nella cartella.
L'istituto mette in grafico i punteggi raccolti
Ogni punteggio è conservato come campo e non come immagine, così il team di ricerca può seguire un paziente nel tempo o l'intera popolazione in una volta. I dati si possono scaricare in una piattaforma di analisi statistica in autonomia, senza una richiesta all'IT.