Admission numérique avec des évaluations dont le score est calculé
Dans un groupe de soins primaires multisite, les nouveaux patients remplissaient un dossier d'admission papier à l'accueil, et les réponses étaient lues une fois puis perdues dans un classeur. La clinique envoie désormais l'admission, le consentement et trois évaluations dont le score est calculé sous la forme d'une seule liste de tâches, et les réponses restent dans le dossier pour quiconque en a besoin.
Défi clinique
Un groupe de soins primaires est venu nous voir parce que l'admission de ses nouveaux patients se faisait encore sur papier. Les patients arrivaient en avance pour remplir le dossier d'admission à l'accueil, signaient le formulaire de consentement sur le même porte-bloc, et recevaient les questionnaires de dépistage souhaités par leurs cliniciens quand l'accueil en avait le temps. La clinique a demandé une version numérique à l'éditeur de son dossier patient informatisé. Celui-ci pouvait construire les formulaires et les évaluations, mais ne voulait ni en calculer le score ni déclencher d'alerte lorsqu'un résultat revenait urgent, et le travail était relégué six mois plus loin sur une liste d'attente, à un prix que la clinique ne voulait pas payer.
Dans ce groupe de soins primaires en particulier, un questionnaire rempli était lu une seule fois par le médecin, qui en dégageait le sens en consultation, avec le patient. Après la visite, le papier partait dans un classeur et, de façon irrégulière, dans le dossier sous forme d'image numérisée. Retrouver des évaluations passées relevait de la corvée au mieux, de l'impossible au pire. Ce groupe de soins primaires fait partie d'un institut de recherche, et les données qu'il souhaitait étudier et publier exigeaient un recueil et une saisie manuels dans des tableurs, ce qui donne des projets coûteux en ressources sur des budgets très serrés.
Conséquences
Les réponses arrivent trop tard
Le patient remplit le formulaire en salle d'attente, et un résultat urgent parvient au personnel clinique après le début de la visite.
Du papier qui ne mène nulle part
Chaque dossier est classé et numérisé, et en faire le moindre autre usage suppose de retaper les réponses.
Aucun chiffre à analyser
Les résultats restent dans le dossier sous forme d'image ou de note rédigée, jamais de champs qu'un clinicien ou un chercheur peut additionner.
« J'ai des piles de formulaires papier de patients qui contiennent des informations précieuses, sans aucun moyen raisonnable de les exploiter. »
Médecin, groupe de soins primaires multisite
Solution clinique
L'équipe de soins primaires et EVAL ont passé en revue la bibliothèque d'instruments numériques de la communauté EVAL et conclu que le seul outil numérique à construire était un formulaire d'admission du patient avec signature de consentement à valeur légale. L'ACE-Q, le PHQ-9 et le GAD-7 étaient déjà construits à la satisfaction de la clinique.
En six heures réparties sur trois jours, EVAL et l'infirmière en chef de la clinique de soins primaires ont construit le formulaire d'admission du patient et l'ont testé avec des patients simulés. Une fois le formulaire terminé, EVAL et l'équipe de soins primaires ont configuré l'ACE-Q, le PHQ-9 et le GAD-7 pour orienter les résultats urgents vers l'équipe de soins dès leur réception, puis ont formé la clinique à programmer le dossier d'admission (formulaire d'admission, ACE-Q, PHQ-9, GAD-7) pour les nouveaux patients au moment de la création de leur rendez-vous.
Résultat : le personnel clinique reçoit souvent les informations d'admission avant l'arrivée du patient à la clinique, et peut envoyer un SMS aux patients en salle d'attente pour qu'ils remplissent le dossier d'admission sur leur propre appareil. Les résultats arrivant sous forme numérique avec un score calculé automatiquement, le personnel est alerté immédiatement et toute l'équipe clinique peut suivre les patients et réagir plus vite.
Les résultats des patients sont désormais conservés dans le dossier du patient pour un accès rapide, et prêts pour des analyses ultérieures d'un simple clic sur un bouton de téléchargement. Aucune assistance informatique n'est nécessaire, ce qui est une bonne nouvelle pour l'informatique comme pour les cliniciens.
Le rendez-vous du nouveau patient est pris
Le service de prise de rendez-vous fixe la visite à la semaine suivante, lance EVAL depuis le dossier du patient et programme l'envoi numérique du dossier d'admission, conformément au consentement du patient.
L'invitation à remplir le dossier d'admission est envoyée par SMS
EVAL envoie un simple SMS au patient pour qu'il ouvre un lien sécurisé sans mot de passe et commence à remplir le dossier d'admission : formulaires, consentement et évaluations.
Votre clinique vous a envoyé quelques éléments à remplir avant votre visite de mardi prochain.
me.eval.health/7f3b91
Le patient parcourt une seule liste
Un seul geste sur le lien sécurisé ouvre toutes les tâches dans le navigateur du téléphone, dans l'ordre défini par la clinique. Aucune application, aucun compte, aucun mot de passe de portail.
mardi 25 aoûtVotre programme du jour.Formulaire d'admission du nouveau patientQuestionnaire sur la santé du patient-9 (PHQ-9)Adverse Childhood Experiences Questionnaire (ACE-Q)Le consentement est signé sur le téléphone
Le formulaire de consentement est une tâche comme les autres, et le patient le signe avant de continuer. La copie signée est conservée avec le reste du dossier du patient.
Les résultats des évaluations sont envoyés immédiatement et alertent l'équipe
Les réponses du patient sont transmises immédiatement, leur score est calculé et elles sont rattachées au dossier du patient. L'équipe clinique définit ses propres seuils d'alerte et le destinataire des alertes urgentes.
La visite commence avec les formalités déjà faites
Le médecin lit les scores avant d'entrer, et le rendez-vous démarre à l'heure avec tout l'historique déjà présent dans le dossier.
L'institut représente graphiquement les scores recueillis
Chaque score est conservé comme un champ plutôt que comme une image, si bien que l'équipe de recherche peut suivre un patient dans le temps ou toute la population d'un coup. Les données peuvent être téléchargées vers une plateforme d'analyse statistique en toute autonomie, sans demande à l'informatique.