Admisión digital con evaluaciones puntuadas
Los pacientes nuevos de un grupo de atención primaria con varias sedes llenaban un paquete de admisión en papel en la recepción, y las respuestas se leían una sola vez y se perdían en un archivo. Ahora la clínica envía la admisión, el consentimiento y tres evaluaciones puntuadas como una sola lista de tareas, y las respuestas quedan en el expediente para quien las necesite.
Reto clínico
Un grupo de atención primaria acudió a nosotros porque la admisión de pacientes nuevos seguía haciéndose en papel. Los pacientes llegaban temprano para llenar el paquete de admisión en la recepción, firmaban el consentimiento en el mismo portapapeles y recibían los cuestionarios de tamizaje que sus profesionales querían que respondieran cuando la recepción tenía tiempo. La clínica pidió a su proveedor de historia clínica electrónica una versión digital. El proveedor podía crear los formularios y las evaluaciones, pero no los puntuaba ni generaba una alerta cuando un resultado llegaba como urgente, y el trabajo quedó seis meses en lista de espera a un precio que la clínica no quería pagar.
En este grupo de atención primaria en particular, un cuestionario de tamizaje completado lo leía una sola vez el médico, que interpretaba su significado en la consulta con el paciente. Después de la visita, el papel pasaba a un archivo y, de forma inconsistente, al expediente como imagen escaneada. Encontrar evaluaciones anteriores era, en el mejor de los casos, una molestia, y en el peor, imposible. El grupo de atención primaria forma parte de un instituto de investigación, y los datos que quería estudiar y publicar exigían recopilación y captura manual en hojas de cálculo, lo que convierte los proyectos en tareas intensivas en recursos con presupuestos muy ajustados.
Impacto
Las respuestas llegan demasiado tarde
El paciente llena el formulario en la sala de espera, y un resultado urgente llega al personal clínico después de que la consulta ya comenzó.
Papel que no lleva a ninguna parte
Cada paquete se archiva y se escanea, y darles cualquier otro uso a las respuestas significa volver a escribirlas.
Sin cifras que analizar
Los resultados quedan en el expediente como una imagen o una nota narrativa, nunca como campos que un profesional o un investigador pueda sumar.
«Tengo pilas de formularios en papel de pacientes con información valiosa, pero ninguna forma razonable de usarlos».
Médico, grupo de atención primaria con varias sedes
Solución clínica
El equipo de atención primaria y EVAL revisaron la biblioteca existente de instrumentos digitales de la comunidad de EVAL y determinaron que la única herramienta digital que había que crear era un formulario de admisión de pacientes con firma de consentimiento legal. El ACE-Q, el PHQ-9 y el GAD-7 ya estaban creados a satisfacción de la clínica.
En seis horas repartidas a lo largo de tres días, EVAL y la enfermera jefe de la clínica de atención primaria crearon el formulario de admisión y lo probaron con pacientes simulados. Una vez terminado el formulario, EVAL y el equipo de atención primaria configuraron el ACE-Q, el PHQ-9 y el GAD-7 para enviar notificaciones al equipo clínico cuando llegaran resultados urgentes, y luego capacitaron a la clínica sobre cómo programar el paquete de admisión (formulario de admisión, ACE-Q, PHQ-9, GAD-7) para los pacientes nuevos al crear su cita.
El resultado es que el personal clínico suele recibir la información de admisión antes de que el paciente llegue a la clínica, y puede enviar un mensaje de texto a los pacientes en la sala de espera para que completen el paquete de admisión en su propio dispositivo. Con los resultados llegando de forma digital y puntuados automáticamente, el personal recibe alertas al instante y todo el equipo clínico puede monitorear a los pacientes y reaccionar con mayor rapidez.
Los resultados de los pacientes ahora se almacenan para consultarlos rápidamente en el expediente y quedan listos para el análisis posterior con un clic en el botón de descarga. Sin necesidad de soporte de TI, lo que conviene tanto a TI como a los profesionales clínicos.
Se agenda la cita del paciente nuevo
El área de agendamiento reserva la consulta para la semana siguiente, abre EVAL desde el expediente del paciente y programa el envío digital del paquete de admisión según el consentimiento del paciente.
La invitación al paquete se envía por mensaje de texto
EVAL envía al paciente un mensaje de texto sencillo para que toque un enlace seguro sin contraseña y comience a completar el paquete de admisión, que incluye los formularios de admisión, el consentimiento y las evaluaciones.
Su clínica le ha enviado algunas cosas para completar antes de su consulta del próximo martes.
me.eval.health/7f3b91
El consentimiento se firma en el teléfono
El formulario de consentimiento es una tarea como las demás, y el paciente lo firma antes de continuar. La copia firmada se guarda junto con el resto del expediente del paciente.
Autorizo a la clínica a brindar tratamiento y a divulgar información para fines de facturación.
Jane DoeLos resultados de la evaluación se envían de inmediato y alertan al equipo
Las respuestas del paciente se envían de inmediato, se puntúan y se asocian al expediente. El equipo clínico define sus propios umbrales de alerta y a dónde se envían las alertas urgentes para que el equipo las reciba.
La consulta comienza con el papeleo ya terminado
El médico lee las puntuaciones antes de entrar, y la cita empieza a tiempo con todos los antecedentes ya en el expediente.
El instituto grafica las puntuaciones recopiladas
Cada puntuación se almacena como un campo y no como una imagen, de modo que el equipo de investigación puede graficar a un paciente a lo largo del tiempo o a toda la población de una vez. Los datos pueden descargarse a una plataforma de análisis estadístico de forma independiente, sin una solicitud a TI.