Digitale Aufnahme mit ausgewerteten Bewertungen
Neue Patientinnen und Patienten einer hausärztlichen Gemeinschaftspraxis mit mehreren Standorten füllten am Empfang eine Aufnahmemappe aus Papier aus, und die Antworten wurden einmal gelesen und verschwanden dann in einer Akte. Die Klinik versendet Aufnahme, Einwilligung und drei ausgewertete Bewertungen nun als eine einzige Aufgabenliste, und die Antworten bleiben für alle, die sie brauchen, in der Akte.
Klinische Herausforderung
Eine hausärztliche Gemeinschaftspraxis kam auf uns zu, weil ihre Aufnahme neuer Patientinnen und Patienten noch auf Papier lief. Patienten kamen früher, um am Empfang die Aufnahmemappe auszufüllen, unterschrieben die Einwilligung auf demselben Klemmbrett und bekamen die Screening-Fragebögen, die ihre Behandelnden beantwortet sehen wollten, dann ausgehändigt, wenn der Empfang Zeit hatte. Die Klinik fragte beim Anbieter ihrer elektronischen Krankenakte nach einer digitalen Fassung. Der Anbieter konnte die Formulare und die Bewertungen bauen, wollte sie aber weder auswerten noch eine Warnung auslösen, wenn ein Ergebnis dringend zurückkam – und die Arbeit lag sechs Monate weiter hinten auf einer Warteliste, zu einem Preis, den die Klinik nicht zahlen wollte.
In dieser hausärztlichen Gemeinschaftspraxis wurde ein ausgefüllter Fragebogen einmal vom Arzt gelesen, der im Behandlungszimmer gemeinsam mit dem Patienten erschloss, was der Fragebogen bedeutete. Nach dem Termin wanderte das Papier in eine Akte und, uneinheitlich, als eingescanntes Bild in die Patientenakte. Frühere Bewertungen wiederzufinden war bestenfalls mühsam und schlimmstenfalls unmöglich. Die Praxis gehört zu einem Forschungsinstitut, und die Daten, die es analysieren und veröffentlichen wollte, mussten von Hand erhoben und in Tabellen übertragen werden – das macht ressourcenintensive Projekte bei sehr knappen Budgets.
Auswirkungen
Antworten kommen zu spät
Der Patient füllt das Formular im Wartezimmer aus, und ein dringendes Ergebnis erreicht das klinische Personal erst, nachdem der Termin begonnen hat.
Papier, das nirgendwohin führt
Jede Mappe wird abgeheftet und eingescannt, und die Antworten anderweitig zu nutzen heißt, sie erneut abzutippen.
Keine Zahlen zum Analysieren
Ergebnisse liegen in der Akte als Bild oder als Fließtext, nie als Felder, die ein Behandler oder ein Forscher zusammenzählen kann.
„Ich habe Stapel von Papierformularen von Patienten mit wertvollen Informationen, aber keine vernünftige Möglichkeit, sie zu nutzen.“
Arzt, hausärztliche Gemeinschaftspraxis mit mehreren Standorten
Klinische Lösung
Das hausärztliche Team und EVAL sahen die vorhandene Bibliothek digitaler Instrumente der EVAL-Fachgemeinschaft durch und stellten fest, dass als einziges digitales Werkzeug ein Aufnahmeformular mit rechtsgültiger Einwilligungsunterschrift zu bauen war. ACE-Q, PHQ-9 und GAD-7 waren bereits zur Zufriedenheit der Klinik vorhanden.
In sechs Stunden, verteilt auf drei Tage, bauten EVAL und die leitende Pflegefachkraft der Praxis das Aufnahmeformular und erprobten es mit simulierten Patienten. Als das Aufnahmeformular fertig war, richteten EVAL und das hausärztliche Team ACE-Q, PHQ-9 und GAD-7 so ein, dass dringende Ergebnisse bei Eingang an das Behandlungsteam weitergeleitet werden, und schulten die Praxis darin, die Aufnahmemappe (Aufnahmeformular, ACE-Q, PHQ-9, GAD-7) für neue Patienten schon bei der Terminanlage einzuplanen.
Das Ergebnis: Das klinische Personal erhält die Aufnahmedaten häufig, bevor der Patient die Klinik betritt, und kann Patienten im Wartezimmer eine SMS schicken, damit sie die Aufnahmemappe auf dem eigenen Gerät ausfüllen. Da die Ergebnisse digital eingehen und automatisch ausgewertet werden, wird das Personal sofort gewarnt und das gesamte klinische Team kann Patienten verfolgen und schneller reagieren.
Patientenergebnisse werden jetzt für den schnellen Zugriff in der Patientenakte gespeichert und stehen mit einem Klick auf die Schaltfläche zum Herunterladen für weitere Analysen bereit. Keine IT-Unterstützung nötig, was der IT ebenso zugutekommt wie den Behandelnden.
Der Termin für den neuen Patienten wird gebucht
Die Terminvergabe bucht den Termin für die Folgewoche, startet EVAL aus der elektronischen Krankenakte heraus und plant den digitalen Versand der Aufnahmemappe entsprechend der Einwilligung des Patienten ein.
Die Einladung zur Mappe geht per SMS hinaus
EVAL sendet dem Patienten eine einfache SMS mit der Bitte, einen sicheren Link ohne Passwort zu öffnen und die Aufnahmemappe auszufüllen – mit Aufnahmeformularen, Einwilligung und Bewertungen.
Ihre Praxis hat Ihnen einige Unterlagen geschickt, die vor Ihrem Termin am nächsten Dienstag zu erledigen sind.
me.eval.health/7f3b91
Der Patient arbeitet eine einzige Liste ab
Ein Tippen auf den sicheren Link öffnet alle Aufgaben im Browser des Telefons, in der Reihenfolge, die die Klinik festgelegt hat. Keine App, kein Konto, kein Portalpasswort.
Dienstag, 25. Aug.Ihr Plan für heute.Aufnahmeformular für neue PatientenGesundheitsfragebogen für Patienten 9 (PHQ-9)Adverse Childhood Experiences Questionnaire (ACE-Q)Die Einwilligung wird auf dem Telefon unterschrieben
Das Einwilligungsformular ist eine Aufgabe wie die anderen, und der Patient unterschreibt es, bevor er weitergeht. Die unterschriebene Fassung wird mit der übrigen Patientenakte gespeichert.
Die Bewertungsergebnisse gehen sofort ein und warnen das Team
Die Antworten des Patienten werden sofort übermittelt, ausgewertet und der Patientenakte zugeordnet. Das klinische Team legt seine eigenen Warnschwellen fest und bestimmt, wohin die dringenden Warnungen gehen.
Der Termin beginnt mit erledigten Formalitäten
Der Arzt liest die Scores, bevor er hereinkommt, und der Termin beginnt pünktlich, mit der gesamten Vorgeschichte bereits in der Akte.
Das Institut stellt die erhobenen Scores grafisch dar
Jeder Score wird als Feld gespeichert und nicht als Bild, sodass das Forschungsteam einen Patienten über die Zeit oder die gesamte Population auf einmal darstellen kann. Die Daten lassen sich eigenständig in eine Plattform für statistische Analyse herunterladen, ohne Anfrage an die IT.