استقبال رقمي بتقييمات تُحتسب درجاتها
كان المرضى الجدد في مجموعة رعاية أولية متعددة المواقع يملؤون حزمة استقبال ورقية عند مكتب الاستقبال، فتُقرأ إجاباتهم مرة واحدة ثم تضيع في ملف. أما اليوم فترسل العيادة استمارة الاستقبال والموافقة وثلاثة تقييمات تُحتسب درجاتها في قائمة مهام واحدة، وتبقى الإجابات في السجل لكل من يحتاج إليها.
التحدي السريري
جاءت إلينا مجموعة رعاية أولية لأن استقبال مرضاها الجدد كان لا يزال يجري على الورق. كان المرضى يصلون مبكرًا ليملؤوا حزمة الاستقبال عند مكتب الاستقبال، ويوقّعون استمارة الموافقة على حافظة الأوراق نفسها، ثم تُسلَّم إليهم أدوات الفحص التي أراد ممارسوهم السريريون أن يجيب عنها المرضى متى اتسع وقت المكتب لذلك. طلبت العيادة من مورّد السجل الصحي الإلكتروني نسخة رقمية. وكان بوسع المورّد إنشاء الاستمارات والتقييمات، لكنه لم يكن ليحتسب درجاتها أو يطلق تنبيهًا عند ورود نتيجة عاجلة، كما أن العمل كان ينتظر ستة أشهر في قائمة انتظار وبسعر لم ترغب العيادة في دفعه.
في هذه المجموعة تحديدًا، كانت أداة الفحص المكتملة تُقرأ مرة واحدة على يد الطبيب الذي يستخلص معناها في الغرفة مع المريض. وبعد الزيارة تنتقل الورقة إلى ملف ورقي، وإلى ملف المريض على هيئة صورة ممسوحة ضوئيًا على نحو غير منتظم. وكان العثور على التقييمات السابقة عبئًا في أفضل الأحوال ومستحيلًا في أسوئها. وتنتمي المجموعة إلى معهد بحثي، والبيانات التي أرادت دراستها ونشرها كانت تتطلب جمعًا وإدخالًا يدويًا في جداول بيانات، وهو ما يجعل المشاريع ثقيلة الموارد على ميزانيات شحيحة.
الأثر
إجابات تصل بعد فوات الأوان
يملأ المريض الاستمارة في غرفة الانتظار، فتصل النتيجة العاجلة إلى الطاقم السريري بعد أن تكون الزيارة قد بدأت.
ورق لا يفضي إلى شيء
تُحفظ كل حزمة وتُمسح ضوئيًا، وأي استخدام آخر للإجابات يعني إعادة كتابتها من جديد.
لا أرقام تصلح للتحليل
تستقر النتائج في ملف المريض صورةً أو ملاحظةً سردية، لا حقولًا يستطيع ممارس سريري أو باحث جمعها.
«لديّ أكوام من الاستمارات الورقية للمرضى تحمل معلومات ثمينة، لكن ليس لديّ أي طريقة معقولة للاستفادة منها.»
طبيب في مجموعة رعاية أولية متعددة المواقع
الحل السريري
راجع فريق الرعاية الأولية وEVAL مكتبة الأدوات الرقمية المتاحة في مجتمع EVAL، وتبيّن أن الأداة الرقمية الوحيدة التي يلزم إنشاؤها هي استمارة استقبال المريض مع توقيع الموافقة القانونية. أما ACE-Q وPHQ-9 وGAD-7 فكانت جاهزة بالفعل على النحو الذي يرضي العيادة.
في غضون ست ساعات موزعة على ثلاثة أيام، أنشأت EVAL ورئيسُ التمريض في عيادة الرعاية الأولية استمارة استقبال المريض واختبراها مع مرضى محاكاة. وبعد اكتمال الاستمارة، ضبطت EVAL وفريق الرعاية الأولية أدوات ACE-Q وPHQ-9 وGAD-7 لإرسال إشعارات إلى الفريق السريري عند ورود نتائج عاجلة، ثم دربا العيادة على جدولة حزمة الاستقبال (استمارة الاستقبال وACE-Q وPHQ-9 وGAD-7) للمرضى الجدد عند إنشاء مواعيدهم.
والنتيجة أن الطاقم السريري كثيرًا ما يتلقى بيانات الاستقبال قبل وصول المريض إلى العيادة، ويستطيع إرسال رسالة نصية إلى المرضى في غرفة الانتظار لإكمال حزمة الاستقبال على أجهزتهم. ومع ورود النتائج رقميًا واحتساب درجاتها تلقائيًا، ينبَّه الطاقم فورًا، ويستطيع الفريق السريري بأكمله متابعة المرضى والاستجابة بسرعة أكبر.
تُحفظ نتائج المرضى الآن في ملف المريض للوصول السريع إليها، وتصبح جاهزة للتحليل اللاحق بنقرة واحدة على زر التنزيل. دون الحاجة إلى دعم من تقنية المعلومات، وهو أمر في مصلحة تقنية المعلومات والممارسين السريريين معًا.
حجز موعد المريض الجديد
يحجز قسم المواعيد الزيارة للأسبوع التالي، ويفتح EVAL من ملف المريض، ويجدول إرسال حزمة الاستقبال رقميًا وفق موافقة المريض.
إرسال دعوة الحزمة برسالة نصية
ترسل EVAL رسالة نصية بسيطة إلى المريض ليضغط على رابط آمن بلا كلمة مرور ويبدأ إكمال حزمة الاستقبال، بما فيها استمارات الاستقبال والموافقة والتقييمات.
أرسلت إليك عيادتك بعض الأمور لإكمالها قبل زيارتك الثلاثاء المقبل.
me.eval.health/7f3b91
توقيع الموافقة على الهاتف
استمارة الموافقة مهمة كسائر المهام، يوقّعها المريض قبل أن يمضي قدمًا. وتُحفظ النسخة الموقّعة مع بقية سجل المريض.
أُصرّح للعيادة بتقديم العلاج وبالإفصاح عن المعلومات لأغراض الفوترة.
Jane Doeنتائج التقييم تُرسَل فورًا وتنبّه الفريق
تُرسَل إجابات المريض فورًا، وتُحتسب درجاتها، وتُربط بملف المريض. ويحدد الفريق السريري عتبات التنبيه الخاصة به والجهة التي تُرسَل إليها التنبيهات العاجلة ليستقبلها الفريق.
الزيارة تبدأ والأوراق منجزة
يقرأ الطبيب الدرجات قبل دخوله، ويبدأ الموعد في وقته وكل التاريخ المرضي موجود في السجل.
المعهد يرسم الدرجات المجمّعة بيانيًا
تُحفظ كل درجة حقلًا لا صورة، فيستطيع فريق البحث رسم مسار مريض واحد عبر الزمن أو مسار الفئة السكانية كلها دفعة واحدة. ويمكن تنزيل البيانات إلى منصة تحليل إحصائي بشكل مستقل ودون طلب من تقنية المعلومات.